Принятие закона об электронных трудовых книжках было осуществлено в рамках национальной программы «Цифровая экономика». С 1 января 2020 года у сотрудников есть возможность отказаться от ведения бумажных книжек.
Чем обусловлены изменения в трудовом законодательстве и как работодателю реорганизовать кадровую отчетность в своей компании? Читайте в этом материале.
Цифровая трудовая – это новая версия привычного документа, с помощью которого ведется учет трудовой деятельности сотрудника. В ней также будут фиксироваться сведения о смене места работы, переводах на новую должность, увольнениях и их причины.
Хранение данных в едином электронном пространстве упростит кадровый учет и защитит сведения от утраты. Это важно, поскольку на основании записей в трудовой формируются пенсионные накопления.
Многих волнует вопрос, обязательно ли переходить на электронные трудовые книжки?
Сотрудник по желанию может сохранить бумажную трудовую. Для этого ему надо сообщить об этом своему работодателю и написать заявление до начала следующего года. Исключения составляют люди, которые начнут свой профессиональный путь в 2021 году, – для них переход на ЭТК обязателен.
Когда введут электронные трудовые книжки? Эти изменения будут вводиться постепенно в течение 2020 года. Работодатели и сотрудники успеют подготовиться.
Руководители станут по-другому отправлять отчет в Пенсионный фонд России. Кроме того, сотруднику станет проще получить сведения о трудовой деятельности. Он должен зарегистрироваться на сайте ПФР или на портале Госуслуг.
Для работодателей важно представлять, как выглядит электронная трудовая книжка в России, и требуется ли для нее дополнительное программное обеспечение. ЭТК представляет собой учетную запись в информационной системе Пенсионного фонда. Поэтому вся цифровая нагрузка снимается с работодателя. Его основной обязанностью станет своевременное уведомление ПФР об изменениях трудового статуса сотрудника.
Что должен сделать работодатель в течение 2020 года, чтобы организовать переход на электронные трудовые книжки в соответствии с законодательством РФ:
Переход на ЭТК является добровольным, но в случае согласия каждому сотруднику необходимо предоставить работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку в течение 2020 года.
Неважно, какой численности штат вашей компании, введение новой формы кадрового учета должно происходить организованно. Работодателям потребуется проверить документы компании (устав, трудовые договора и другие). При необходимости внести в них изменения, связанные с изменениями в законодательстве. А также разослать сотрудникам письменное уведомление о переходе на электронные трудовые книжки.
Программного обеспечения не потребуется, но возможно нужно технически модернизировать имеющиеся сервисы отчетности. Так например есть онлайн-сервисы бухучета, которые помогают рассчитывать зарплату, отпускные и отправляют автоматически сформированный отчет в ПФР, ФНС, ФСС.
Сейчас существуют два основных проекта отчетных форм – СЗИ-ТД (справка о трудовой деятельности работника, выдается по запросу или при увольнении) и СЗВ-ТД (сведения для ПФР). Последний отчет важно подавать в Пенсионный фонд не позднее 15 числа каждого месяца.
Какими плюсами обладает новая система учета трудовой деятельности? Цифровая трансформация кадрового учета предполагает следующие преимущества:
Несмотря на очевидные преимущества трудовая книжка в электронном виде имеет и минусы. В первую очередь, встает вопрос о защите баз данных. ПФР заявил, что их информационные системы соответствуют всем требованиям законодательства в сфере защиты персональных данных.
Тем не менее, от утечки данных или взлома не застрахована ни одна система. Электронное пространство также несовершенно для длительного хранения сведений.
Если часть сотрудников предпочтет сохранить бумажные аналоги, работодателю придется подавать отчетность в ПФР для электронных и параллельно вести бумажные. Это удвоит нагрузку на кадровый отдел.
Кроме кражи данных, возможна их полная утрата. Восстановление сведений займет длительное время. На серверах может возникнуть ошибка или атака вируса и сведения о трудовом стаже человека пропадут, что повлияет на размер пенсии или в целом на ее выплату.
При переходе на ЭТК работодатель возвращает сотруднику бумажную трудовую и больше не несет ответственности за ее заполнение и сохранность уже имеющихся записей. Таким образом, человеку нужно сохранить два документа.
Бумажные трудовые книжки еще долго не выйдут из обихода. Работникам, которые захотят сохранить бумажные трудовые, со временем потребуется обновлять вкладыши в документе. В интернет-магазине «Офисмаг» вы можете приобрести бумажные трудовые книжки, вкладыши к ним и другие официальные бланки.