Современные условия требуют от офисных сотрудников быстрой адаптации. Если раньше все рабочие моменты можно было обсудить в режиме реального времени или организовать планерку, то теперь для этого нужны специальные инструменты. Приложения помогают выстроить коммуникации, распланировать задачи и постоянно быть на связи с коллегами.
Офисмаг подготовил подборку удобных онлайн-сервисов и приложений, которые сделают работу в распределенной команде комфортной и эффективной.
Когда компания начинает работать в новом режиме первое, что претерпевает изменения, это система коммуникаций. Есть несколько простых советов, как организовать деловое и неформальное общение на удаленке:
Прозрачные коммуникации с командой помогут выстроить такие онлайн-сервисы, как:
Чем удобно каждое из них? Популярный сервис Slack взяли на вооружение крупные команды, которые постоянно работают в режиме хоум-офиса или частично удаленно. Так, например, известное медиа Meduza поделилось своим опытом использования Slack. Среди преимуществ платформы они отметили:
Приложения Skype, Zoom, WhatsApp дают возможность не только обмениваться текстовыми сообщения, но и организовывать видеозвонки. Также вы можете создать конференцколлы, когда по видеосвязи подключаются несколько участников. Таким образом можно проводить собрания и планерки, обсуждать текущие задачи и новости компании. В WhatsApp есть возможность создания групповых чатов.
Популярным мессенджером по-прежнему остается Telegram. Здесь вы можете общаться в личном или общем чате с коллегами, а также быть подписанными на информационные и образовательные каналы.
Нередко над одной задачей работает несколько человек. В обычном офисе вы смогли бы подойти друг к другу и обсудить детали задания, но когда появляется дистанция, то все согласования превращаются в «сломанный телефон». Упростит выполнение задачи использование офисных программ с удаленным доступом. Например, офисный пакет от Google. Он включает все основные сервисы:
На удаленной работе нет привычного графика, который помогает сохранять самодисциплину, как это было в офисе. Поэтому распределение своего времени становится непростой и первостепенной задачей, от которой зависит продуктивность и объем ежедневно выполняемой работы.
Сервисы контроля выполнения задач пригодятся и обычному сотруднику и руководителю. Чтобы управленцу было легче поручать и контролировать выполнение конкретных задач, можно использовать приложения как Todoist. В нем можно:
Если у вас большой поток задач, вы не запутаетесь в нем благодаря удобной системе фильтров и меток в приложении. Кроме того, «история активности» отражает полный ход работы. Бесплатная версия Todoist позволяет следить за 80 проектами, на каждый из них можно добавлять не более 5 сотрудников. Но при оформлении подписки ограничения снимаются.
Другим способ, который помогает организовать планирование и контроль рабочих задач, можно назвать канбан-доски. Это удобная и давно зарекомендовавшая себя методология ведения проектов. Весь поток задач делится на несколько категорий: то, что нужно сделать, в процессе выполнения, сделано и ждет оценки или аналитики.
| Trello | MeisterTask | Blossom |
|---|---|---|
| Наглядность – отличительная черта этого приложения. В нем легко разобраться, использовать и масштабировать работу с ним. Позволяет работать совместно даже большим командам разных специалистов. | Интуитивно понятный интерфейс подходит даже для тех, кто раньше не имел дела с планированием через онлайновые канбан-доски. Плюсом этого сервиса является то, что он поддерживает различные режимы и коллективный, и индивидуальный. Кроме того, вам не потребуется скачивать дополнительное ПО на компьютер, платформа полностью находится в интернете. | Это онлайн-инструмент для эффективного планирования и отслеживания задач. Он получил распространение в IT-среде и особенно популярен среди разработчиков. Его основные преимущества: управление процессом через создание дорожных карт; создание дайджестов; настройка Email-рассылок; аналитика; временные циклы; возможность вложения файлов; чек-листы. |
В офисе легче понять, сколько и на какую задачу уходит время. Это помогает руководителю распределять рабочую нагрузку. Ставить на один проект ни одного, а нескольких сотрудников. Но при удаленной работе осуществлять такой менеджмент затруднительно. В этом случае помогут программы-трекеры. Они ведут учет рабочего времени.
Популярные трекеры: Timely, Toggl, RescueTime, Harvest. Они отличаются интерфейсом и дополнительными функциями. В целом они все предназначены для одного и того же – фиксирования рабочего времени.
Трекеры нужны не только для контроля и оценки эффективности сотрудника, но также и самому работнику, чтобы оптимизировать свое время и улучшить навыки планирования.
При обсуждении рабочих процессов или конкретных задач нередко встает необходимость подкрепить слова иллюстрацией. В этом случае на помощь приходят скриншоты. Но делать снимок экрана через кнопку PrintScreen и затем вставлять изображение в Paint, сохраняя файл, – проблематично. Есть более быстрая альтернатива: онлайн-приложения, которые делают скриншот в один клик или в одно движение мышки.
К таким сервисам относятся: Joxi, Gyazo, Nimbus Capture и LightShot. Создав снимок экрана, вы просто коллегам отправляете ссылку на него.
Онлайн-сервисы упрощают рабочий процесс для офисных сотрудников. Большинство из них не нужно устанавливать на компьютер. Стоит завести один аккаунт и функциональное приложение будет доступно вам на всех устройствах.
В офисе и на удаленной работе не обойтись без необходимых канцтоваров, бумаги и письменных принадлежностей. В интернет-магазине Офисмаг вы можете купить канцтовары и бумагу оптом и в розницу.